Hoe komen we aan jouw persoonsgegevens?
Als je gebruik maakt van het aanbod en de diensten van KZC of als je op een andere manier betrokken bent bij de activiteiten of begeleiding daarvan voor de vereniging, vragen wij om persoonsgegevens door middel van ons inschrijfformulier (LINK VOLGT). Daarbij gaat het om algemene persoonsgegevens, zoals:

- je naam, geboortedatum, geslacht, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres
- je betaalgegevens ten behoeve van maandelijkse automatische incasso (IBAN nummer en machtiging)
- een handtekening voor toestemming en machtigingsdoeleinden is ook nodig, maar deze registreren wij niet

Als je jonger dan 16 jaar bent, dan verwerken wij je persoonsgegevens alléén met toestemming van één van je ouders of wettelijke voogd.

De mogelijkheid bestaat om vrijwillig bijzondere (mogelijk gevoelige) persoonsgegevens achter te laten ter betere uitvoering van onze diensten. Bijzondere persoonsgegevens registreren of verwerken wij niet.

Uitsluitend de algemene persoonsgegevens verwerken wij via ons secretariaat in onze ledenadministratie waar wij Sportlink(*) voor gebruiken. Registratie vindt plaats alleen ten behoeve van:

- inschrijving bij de Koninklijke Nederlandse Zwembond (KNZB) voor contributieafdracht en verzekeringsdoeleinden van de vereniging
- deelname aan zwemlesactiviteiten in onze elementair zwemafdelingen
- deelname aan trainingsfaciliteiten zoals wij organiseren via onze waterbikkelplan-, wedstrijdzwem- en waterpoloafdeling
- aanvragen van officiële startnummers bij de zwembond, want zonder startnummer kun je niet aan officiële wedstrijden deelnemen
- deelname namens de vereniging aan officiële zwemwedstrijden en waterpolocompetities
- de organisatie van bovengenoemde activiteiten, zoals inrichting van veiligheid, (kader)indeling en voortgangsbewaking
- Betaalgegevens worden gebruikt voor uitvoering van de maandelijkse automatische incasso voor contributie-inning
- Het e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie en het verspreiden van de eens in de zoveel tijd samengestelde KZC nieuwsbrief

(*)KZC heeft een verwerkersovereenkomst ontvangen van Sportlink. Sportlink beheert deze persoonsgegevens zolang je lid bent van de vereniging en uitsluitend met het doel waarvoor deze verkregen zijn. Bij beëindiging van lidmaatschap worden op verzoek van de vereniging de contactgegevens gearchiveerd als ‘oud lid’ ten behoeve van mogelijke reünie activiteiten. Op grond van het zogenaamde ‘recht van verzet’ kun je als bij opzegging via privacy@kennemerzwemclub.nl verzoeken jouw persoonsgegevens te laten verwijderen.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?
Wie binnen de vereniging niets met jouw gegevens te maken heeft, kan er simpelweg niet bij. Alleen commissieleden die dat nodig hebben voor het uitvoeren van hun werkzaamheden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens, met uitzondering van de betaalgegevens. Alleen de verenigingssecretaris en de penningmeester hebben voor incassodoeleinden ook toegang tot betaalgegevens. Met al deze commissieleden geheimhoudingsafspraken gemaakt, die inhouden dat zij verplicht zijn om jouw privacy te respecteren, zich aan de Wet te houden en alleen die gegevens gebruiken die voor het specifieke doel nodig zijn.  Bij lokaal gebruik, worden zij geacht met beveiligde hard- en software te werken en incidenten of mogelijke datalekken direct te melden.

Hoe gaan we om met de gegevens van de website van KZC?
Als je gebruik maakt van de website www.kennemerzwemclub.nl en de zaken die daarop te vinden zijn, dan laat je (onbewust) gegevens bij ons of onze webhost achter. Bovendien laat de website een aantal soorten cookies op je computer achter om de website beter en sneller te laten functioneren en om deze te kunnen afstemmen op jouw voorkeuren, worden bepaalde gegevens betreffende je gebruik van deze website verzameld door onze webhost. KZC heeft een verwerkersovereenkomst ontvangen van de webhost.

Welke afspraken zijn er rondom Social Media gebruik en Potretrecht?
Voor de verwachtingen en gemaakte afspraken rondom social media gebruik en portret recht wordt verwezen naar hoofdstuk 8 en hoofdstuk 10 van het document "gedragsverwachtingen-KZC" dat te vinden is op de website van de vereniging.

Wil je inzicht in de persoonsgegevens die KZC van jou heeft?
Je kunt altijd kosteloos inzicht krijgen in de gegevens die KZC over jou heeft en vragen om deze aan te passen als die feitelijk onjuist, onvolledig of irrelevant zijn. Stuur daarvoor een e-mail naar privacy@kennemerzwemclub.nl

Tot slot
Met bovenstaande verklaring kan KZC garanderen, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is, dat alléén maar vertrouwelijk en uitsluitend voor het verkregen doel met jouw persoonsgegevens gaat en deze nooit zal vertrekken, aan derden partijen, tenzij de wet daartoe verplicht.

Het dagelijks bestuur van KZC, Mei 2018